Tutoriel 📅 Accepter et refuser automatiquement les invitations de réunion dans Outlook

[Sylvain]

Introduction

Les réunions sont essentielles dans un environnement professionnel, surtout quand l'équipe est grande ou géographiquement dispersée. Outlook ne facilite pas la gestion des fuseaux horaires, mais il permet d'envoyer des invitations à des réunions et de voir qui les a acceptées ou refusées. Outlook offre également la possibilité d'accepter ou de refuser automatiquement les invitations selon votre disponibilité.

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Prérequis

Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur.

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Procédure

Configurer l'acceptation et le refus automatiques

• Dans Outlook, allez dans Fichier > Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Calendrier dans la colonne de droite. Faites défiler jusqu'à la section « Acceptation ou refus automatiques », et cliquez sur Auto Accepter/Refuser.

• Une petite fenêtre s'ouvrira avec trois options : la première acceptera les demandes de réunion, la deuxième refusera celles qui sont en conflit avec des invitations existantes, et la troisième refusera automatiquement les demandes de réunions récurrentes.

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Limitations

• Vous pouvez activer toutes ces options, mais assurez-vous de maintenir votre calendrier à jour scrupuleusement. Si vous avez prévu du temps non planifié pour travailler sur quelque chose, le Calendrier le considérera comme un temps « disponible » et acceptera les demandes de réunion pour ce créneau.

• Si vous ne souhaitez pas remplir chaque aspect de votre journée de travail dans le calendrier, activez seulement l'option pour refuser les demandes de réunion qui entrent en conflit avec d'autres engagements, et pour refuser les demandes de réunions récurrentes. Vous voudrez garder plus de contrôle sur les invitations que vous acceptez.

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Conseils

• Si vous voulez automatiser l'acceptation des invitations mais que vous ne souhaitez pas remplir complètement votre calendrier, ajoutez des événements non nommés dans le Calendrier pour les heures pendant lesquelles vous prévoyez de travailler. Outlook n'ira pas vérifier si vous ajoutez un véritable événement ou une tâche, donc ajoutez simplement quelque chose et assurez-vous qu'il couvre les heures pendant lesquelles vous ne pouvez pas assister à une réunion.

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Références

• Support Microsoft - Gérer les invitations dans Outlook

• Learn Microsoft - Configurer des réponses automatiques

• Answers Microsoft - Automatisation dans Outlook

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Conclusion

La configuration d'Outlook pour accepter ou refuser automatiquement les invitations de réunion peut vous aider à gérer votre emploi du temps plus efficacement, réduisant le besoin de répondre manuellement à chaque invitation et vous permettant de vous concentrer sur votre travail sans interruption.